Hizmet adına Hizmet fikirleri çerçevesinde faaliyette bulunan ve gerektiğinde bu yönde açıklamalar yapan AFSV’nin kendilerine fikir danıştığı ve bilgi aldığı Amerikalı uzmanlardan birinin bir tespiti var. Uzman, uzun analizlerinden sonra diyor ki: “Hizmetin problemi idare değil, iletişimsizlik problemidir.”  Hizmet içinde hemen herkesin bildiği ve uzun zamandır yaşadığımız bir problem bu, ama dışarıdan birinin bu tespiti yapabilmesi oldukça manidar.

Büyük ölçüde bu tespite katılıyorum. Zira defalarca yaşadığım bir durumdur bu. Kendim de dahil, bazen çok küçük dairede bile, iletişimin bu kadar yaygın olduğu bir dönemde bir telefon, bir mesajla hallolacak meseleler ortada kalabiliyor. Mesela bir beldede genel organizasyon yapılıyor, oradaki pek çok insanın haberi olmayabiliyor.

Uzmanın tespitini şöyle yorumluyorum: İletişimi iki şekilde düşünebiliriz:

BİRİNCİSİ, bire bir görüşmek, konuşmak.

İKİNCİSİ, görüşüp konuşmaların niteliğine dikkat etmek.

Öncelikle birinci madde açısından düşündüğümüzde, özellikle son on beş yirmi yılda en çok duyduğum şikayetlerden ve kısmen yaşadığım vakalardan biri şudur: İdarecilere ulaşamıyorum, bir araya gelemiyoruz, benimle görüşmek istemiyorlar, telefonlarıma ve mesajlarıma cevap vermiyorlar.

Bu problemlerin hizmet içerisinde halâ yaşandığı yerler olabilir. Zaten sözkonusu uzmanın analiz ve tespiti, yaklaşık son beş altı yıllık gelişmelerle alakalı.

Öyleyse öncelikle iletişimin bu yönüne bakmak icab ediyor. İnsanlarla yüz yüze gelmek, karşılıklı oturup çay içmek, sohbet etmek, halleşmek, dertleşmek, dinlemek ve anlatmak gerekiyor. İdarecinin aslî vazifelerinden biri budur. İdareci, idare ettiği ya da mesul olduğu insanlara vakit ayırmalı, onlarla bir araya gelmek için mevcut vesileleri değerlendirmeli, hatta bunun için yeni vesileler bulmaya çalışmalı. Tıpkı Efendimiz’in bir taraftan mescidde oturup, gelen giden bütün insanların soru, durum ve şikayetlerine muhatap olması, diğer taraftan hastaları ziyarete gitmesi, cenaze namazlarını kıldırması, davetlere icabet etmesi, çarşıyı pazarı dolaşması gibi. Ve yine tıpkı Hazreti Ebu Bekir’in ve bilhassa Hazreti Ömer’in mescidin dışında sürekli insanların arasında dolaşması, geceleri bile onları teftişe çıkması, acil ihtiyaçlara bizzat koşması gibi.

Şu realiteyi de unutmamak gerekir: Her idareci aynı kabiliyet ve fıtrata sahip değildir. Bazı idareciler bu meseleyi daha iyi yapabilirler. Halkla daha iyi kaynaşabilir onlar tarafından daha çok sevilebilirler. Fakat bu durum, ortalama bir ilgilenme seviyesine mani değildir. Yani her idareci, makul şekilde mesul olduğu insanlarla bir araya gelebilir. Bu, idareci olmuş / yapılmış biri için çok zor bir şey değildir.

Şu soru sorulabiliyor: İdarecinin işi zaten idare edilenlerle beraber olmak değil midir? Neden böyle bir özel tahşidata ihtiyaç var.

Birincisi, son on beş yirmi yılda yaşanan problemler bu konuda tahşidata ihtiyaç olduğunu gösteriyor. İkincisi, idarecilik sadece tebayı idare etmekten ibaret değildir. Kurumsal pek çok iş, idareciyi meşgul edebilir. Ziyaretçiler, toplantılar, çözülmesi gereken problemler, seyahatler, hükümet yetkilileriyle / üst makamla görüşmeler vs meşguliyetler vardır. Bunlardan vakit bulup da idareci, mesul olduğu insanlara vakit ayıramayabilir, onları ihmal edebilir. Bu sebeple konuya dikkat çekme gereğini duyuyoruz.  

Bu noktada şahsen teklifim, bazı yerlerde uygulamaları olduğu üzere, idarecilerin , mesai ortaklarını ihmal etmemeleri için onlara belirli bir günde belirli bir vakit ayırmalarıdır. Bu, istişarelerin ve rutin görüşmelerin dışında bir şeydir. Programında haftada bir günün belli bir vaktini mesul olduğu insanlarla özel görüşmelere ayıran bir idareci, hem insanların görüşme ihtiyaçlarını karşılar hem de müessesede, teşkilatta ne oluyor ne bitiyor bunlardan haberdar olur.

Mesele bu kadar tabiî, insanî, önemli ve faydalı iken neden bazı idareciler, tebaalarıyla görüşmezler, araya mesafe koyarlar, telefon ve mesajlara cevap vermezler?

Bu sorunun farklı cevapları olabilir: Kapalı bir karaktere sahip olmaktan, beceriksizlikten, ihmalden, iş yoğunluğundan, kendini büyük, idare edilenleri küçük görmekten, görüşmeye gerek duymamaktan, umursamamaktan, bunalmış olmaktan vs kaynaklanabilir bütün bunlar.  

Eğer problem kibir, umursamama, gerek duymama gibi bir idarecide bulunmaması gereken özelliklerden kaynaklanıyorsa, o idareci başta idarecilik vasfını taşımıyor demektir. Çünkü dinimiz idareciye şefkatli, anlayışlı, ilgili ve mesuliyet şuurunda olmasını, halkın derdiyle dertlenmesini emreder. İnsanî özellikler de bunu gerektirir. Zaten bir insan idareci yapılmış ya da seçilmişse, bu özelliklere sahip olduğundan ya da olması gerektiğinden dolayı seçilmiştir. Bu özelliklere sahip olmayan idareciler vakit kaybetmeden değiştirilmeli ve yaşanan kötü tecrübelerden hareketle bir daha idareci yapılmamalıdırlar.

Bazen bir yerde kötü idarecilik sergileyen ve mesai arkadaşlarına çektirenler, idare, maslahat denilerek başka bir yere tayin edilebiliyor. Tayin edilirken de kendisi hakkındaki şikayetler ve kendisinden beklenenler açık yüreklilikle ona söylenmiyor/söylenemiyor. Bu durumda o idareci, karakterinde hiç bir değişikliğe gitme zorunluluğu hissetmeden, yeni yerinde aynı idarecilik anlayışıyla devam ediyor. Bu defa da, yeni yerdeki insanlar sıkıntı yaşamaya başlıyorlar. Derken mesele kangren olmaya doğru gidiyor. Çoğu zaman da mesele kangren olmadan, inisiyatif alınarak çözülmüyor/çözme iradesi konulmuyor. Ne zaman ki iş artık idare edilemez duruma geliyor, o zaman insanlar vazifeden el çektiriliyorlar mecburen. Halbuki, insan idaresinde sıkıntı yaşayanlar, özellikle alternatifin çok olduğu günümüzde derhal idareden el çektirilmeli ki, onlarca, yüzlerce bazen binlerce insan bir insan yüzünden huzursuzluk yaşamasın. Sıkıntı baş gösterdiğinde derhal vazifeden el çektirmeye dair örnekleri özellikle Hazreti Ömer döneminde çok görüyoruz.

Ayrıca şunu da ifade etmemiz gerekiyor: Şu iki hususu nazara alarak, idarecileri aceleden ademe mahkum etmemek gerekir: Birincisi, bazen idareci hakkındaki şikayetler haksız ve isabetsiz olabilir. Şikayet sahipleri meseleye taraflı ya da eksik bakıyor olabilirler. Ortada bir bilgi eksikliği, yanlış anlama, olaya vakıf olamama söz konusu olabilir. Ya da mesela, şikayet sahipleri tamamen suizan ediyor ve şartlı bakıyor da olabilirler. Bunu en yetkili insanların tahkik ettirmesi gerekir. –Tabi burada sağlam bir denetim mekanizmasına olan ihtiyaç ortaya çıkıyor –. Tahkikler neticesinde, idareciyi değiştirmeye gerek duyulmayabilir. Bu durumda, halka bir açıklama yapılması gerekir. Yapılan şikayetlerin yersiz olduğu, yanlış anlaşılan durumların perde arkasında nelerin yattığı ortaya konulmalıdır. Bu açıklamayı, bizzat şikayetlerin hedefindeki idarecinin yapması yerinde olur.

İkincisi, bazen şikayetler tam yerli yerincedir ve sadece bir kaç kişinin değil pek çok kişinin ya da çoğunluğun şikayeti vardır. Bir üst makam da bunun farkındadır. Fakat ya alternatifsizlikten, ya insan kaybetmeme hassasiyetinden ya da başka türlü çaresizlikten dolayı idareci idareden el çektirilmiyordur. Ayrıca bir idarecinin kendi kadrosuyla insanî ilişkileri iyi olmayabilir ama para yönetimi, resmi makamlarla diyaloğu iyi olabilir. Bu artılarıyla müesseseleri/teşkilatı ayakta tutmayı başarıyordur. Bu da üst makamlarca onun o makamda durması için bir vesile olarak görülüyordur. Bu tutumun isabetli ya da isabetsiz olduğunu savunmuyorum. Bazen üst makam bu tutumuyla isabetli de olabilir isabetsiz de. İstişare neticesinde ve iyi niyetlerle böyle bir karar verilmişse, bunda bir günah da yoktur. Bu sebeple her bir olayı kendi şartları içerisinde incelemek gerekir. Ancak burada benim demek istediğim, idareciden şikayet eden insanların bu şıkkı da gözönünde bulundurmaları ve yapıyı sarsacak bir vaziyete girmemeye özen göstermeleri gerektiğidir.

Amerikalı uzmanın tespitinde yer alan iletişimsizlikten anladığım ikinci yön, idareci ile idare edilen arasında bire bir iletişim / görüşme olsa bile, görüşmenin keyfiyetinin istenen ölçüde olmamasıdır. Yani idareci, idare ettiği şahısla görüşmesinde gereken nitelikleri ortaya koymuyorsa, tam bir iletişimden bahsedilemez. Mesela, idareci, kendisine gelip derdini anlatan kişiyi gerçekten samimiyetle dinlemiyorsa, dinler görünerek sürekli ona cevap hazırlamakla meşgulse, şikayet konusunu ciddi alıp derdini paylaşmıyorsa, bir şekilde savuşturmanın yolunu arıyorsa, sürekli savunma pozisyonunda ise, problemi hiç üzerine almıyorsa, “evet haklısınız” diyemiyorsa, hep kusursuzluk psikolojisiyle hareket ediyorsa, eksiklikleri kendi idaresine bağlamayıp etrafa dağıtıyorsa.. bu görüşme şeklen görüşme olsa da kesinlikle bir iletişim değildir.

İdareci ile kendisine dert anlatan kişi arasındaki iletişimin sağlıklı neticeler doğurabilmesi için başta idarecinin, karşısındaki kişinin samimiyetine inanması gerekir. Samimi bulmadığı insanla kim ne kadar samimi konuşabilir ki! Samimi olmayan konuşmalardan da ne kadar çözüm elde edilebilir ki!

İdareci, dinlediği kişiyi, cevap yetiştirme telaşı ve savunma yapma psikolojisiyle dinlememelidir. Böyle olduğunda onu gerçekten dinleyemeyecek ve problemin ne olduğunu da anlayamayacaktır. Tabi öyle olunca da problem çözülemeyecektir.

İdareci dert dinlerken, mutlaka şikayet sahibine az ya da çok hak vermelidir. Hak verilecek bir durum / pozisyon yoksa bile şikayet sahibinin derdini sahiplenmelidir. Dinlediği kişinin fikren ve tavır olarak karşısında duran idareci hep karşıda olmanın tepkisini görecektir. Buna karşılık onun yanında durup derdini sahiplendiğinde, samimi bir dost olarak görülecek ve kişinin güvenini kazanacaktır.

İdareci, her derde hemen ve her zaman çare sunamayabilir. Böyle olsa bile sadece can kulağıyla, samimi bir şekilde dinlemesi bile problemin çözümüne ciddi katkı sağlar. Hatta bazen sadece dinlemek bile problemi çözmeye yeter. Çünkü orada önemli olan, şikayet sahibinin istediği şeyin olması değil, şikayetin dinlenmesi ve kişin psikolojik olarak rahatlamasıdır. Rahat bir tavırla ve samimiyetle dinlemeler neticesinde pek çok problemin çözüldüğü görülmüştür.

İdarecinin samimi dinlemeleri, bölünmeleri önler, gayr-i memnunlar, küskünler topluluğunun oluşmasını engeller, müessese ya da teşkilatın hedefe doğru daha rahat ve hızlı yol almasını sağlar.

İdarecilerin her zaman hatırda tutmaları gereken iki husus vardır: Hakk’ın rızası, halkın mutluluğu. Dört kelimeden oluşan bu ifade, elbette söylenildiği kadar kolay değildir. Ancak, üzerinde durduğumuz konuyla alakalı ifade edecek olursak, eğer Allah rızası için idareciler mesuliyetleri dairesindeki insanları güzelce dinler, onların dertlerini sahiplenir ve ellerinden geldiğince çözüm sunarlarsa, bu işin o kadar da zor olmadığı görülür.

Şunu unutmamak gerekiyor: Büyümüş pek çok problem, zamanında ve küçükken samimiyetle ele alınmadığından ve problem sahipleri dilenilmediğinden büyümüştür. Küçükken yarım saat karşılıklı konuşmayla hallolacak meseleler, konuşulmayıp büyüdükten sonra bir müesseseyi yıkacak, koca bir topluluğu paramparça edecek hale gelebiliyor.

Çare; zamanında ve samimi iletişimde..